Da Jarle Landås kom som rådmann til Radøy kommune i 2012, oppdaget han behovet for en ny administrativ organisering. Radøy gikk på mange måter mot strømmen, og etablerte en mindre flat struktur – med et eget kommunalsjefnivå.

For flat!

Jarle Landås hadde bakgrunn som assisterende rådmann i Osterøy kommune, men arbeidet før det hos Fylkesmannen i Hordaland – i en kontroll- og samarbeidsrolle til kommunene.

 – De fleste kommunene flagget en flat organisasjonsstruktur, sier Landås. – Men når vi så dem nærmere i kortene, var det mange varianter, og mange måter å delegere myndighet på i kommunene som tøyde begrepet flat struktur langt. Ofte var delegeringen svært utydelig.

I Radøy var organisasjonen flatet helt ut, og alle driftsenheter rapporterte direkte til rådmannen. De ulike sektorene hadde rådgivere som fungerte mer eller mindre godt. Det var spesielt en utfordring at rådgiverne i rådmannens stab representerte fagkompetansen på et strategisk nivå uten å ha tilsvarende myndighet. - Erfaringen var at tjenestelederne ønsket å kommunisere direkte med rådmannen som var deres nærmeste sjef, og at rådgiverne av og til kom i et vakuum.

«Jarles metode»

Jarle Landås sin metode innebærer blant å bruke tid i slike prosesser. Kommunen hadde i 2012 en flat organisasjon der alle tjenesteledere rapporterte til rådmannen. Han så behovet for å etablere et kommunalsjefnivå som kunne fordele ansvaret for alle tjenestelederne mellom seg. Ideen om å etablere et slikt nivå ble sådd i et notat som ble behandlet i organisasjonen blant ledere og tillitsvalgte, og som gikk som en informasjonssak til formannskapet. Deretter ble de økonomiske rammene forankret i neste års budsjett, og kommunalsjefstillingene ble besatt våren 2013. For å skape rom for disse stillingene måtte rådgiverstillingene fases ut, noe som ble gjort gjennom naturlig turnover.

Nå var det etablert et lederteam rundt rådmannen, og en langt tydeligere forankring av alle de kommunale tjenestene i toppledelsen av kommunen. Da var rådmannen klart til å evaluere og justere resten av organisasjonsstrukturen. Det ble skrevet et nytt organisasjonsnotat som ble behandlet i organisasjonens organer.

– Jeg er tilhenger av å lansere et tydelig alternativ som folk kan ta stilling til, sier Jarle Landås. Han forteller at da kunne noen gå i vranglås, og hevde at alt var bestemt på forhånd.  Men det var det ikke! Derfor var det viktig å demonstrere at alle innspill ble tatt på alvor, og at den endelige organisasjonsstrukturen som ble valgt, hadde tatt opp i seg mange av forslagene som var kommet gjennom prosessen.

- Jeg ga tidlig beskjed om at jeg er langdistanseløper når det gjelder organisasjonsutvikling, slår Landås fast. – Noen ganger har folk vært utålmodige og sagt at vi brukte for lang tid på disse prosessene. Men det er mennesker vi har med å gjøre, og mennesker må få tid til å innstille seg på endringer. I dag har vi igjen for det med en organisasjon som fungerer langt bedre, og der vi løser utfordringene etter hvert som de kommer.

Tjenester / resultatenheter

Driftsorganisasjonen er delt i tre, ledet av tre kommunalsjefer med følgende områder: Drift og forvaltning – Helse og omsorg – Oppvekst. På operativt nivå ser vi at enhetene er mest mulig naturlige enheter slik at skoler, barnehager, institusjoner er egne resultatenheter. På dette nivået er alle fullmaktene til drift delegert til tjenesteleder, både fullmakter innenfor personal, økonomi og fag.  Vi noterer oss at det ikke er etablert en egen forvaltningsenhet for til deling av helse- og omsorgstjenester, men at dette gjøres på tjenesteledernivå i de ulike tjenestene. – Vi ser at det kan være noen dilemmaer ved å organisere forvaltningsoppgaver slik, men vi har måttet prioritere å ikke splitte opp kompetansen for mye. Det er slike kompromisser vi må ta i en liten kommune, slår Landås fast.

Kommunalsjefnivået – et eget nivå under rådmannsnivået

Når det gjelder å legge helhetlige fullmakter for personal, økonomi og fag helt ut i det operative organisasjonsleddet, har altså Radøy valgt å følge prinsippene i «flat struktur». Men Jarle Landås er tydelig på at dette ikke er en «tonivå-struktur». I mange kommuner beskriver man at kommunalsjefene og rådmannen er samme nivå – at dette er et lederteam der alle arbeider innenfor rådmannens fullmakter. Men ifølge Landås vil det være å gjøre den reelle fullmaktstrukturen utydelig.

 – Rådmannen som person, har en helt spesiell rolle ifølge kommuneloven, som et bindeledd mellom politisk og administrativ organisering.

Tross en helt klar forskjell i myndighet og rolle mellom rådmannen og kommunalsjefene, er det ifølge Landås svært viktig å bygge et godt team. Alle kommunalsjefene kan fungere som rådmann, og selv om alle har sine klare ansvarsområder, har alle også et medansvar for helheten. – Og oftest finner vi ut av ting i felleskap, uten at jeg eksplisitt må ta en beslutning.

Godt skjelett, men lite muskler

På grunn av stram kommuneøkonomi måtte Radøy kommune fase ut rådgiverstillinger med fagkompetanse fra de ulike tjenestene i stab hos rådmannen. Hvor ligger så musklene til helhetlig analyse og langsiktig planlegging i denne organisasjonen?

– Det er et veldig viktig spørsmål, og kanskje et ømt punkt, slår Jarle Landås fast.

 Slik Radøy kommune er organisert har kommunen tre hele stillinger i stab (IKT- og beredskapssjef, personalsjef og økonomisjef) i tillegg til kommuneoverlegen i deltidsstilling. Planressursene er knyttet til plan- og byggesaksbehandlingen i teknisk drift, og det er ikke planressurser direkte på rådmannsnivå. I en slik struktur må rådmann og kommunalsjefer ta en stor del av ansvaret for evaluering og planlegging direkte – og som de gjør innenfor den tiden det er mulig å prioritere.

– Jeg pleier å si, at når det gjelder planlegging og utvikling, har vi et godt skjelett, men  veldig lite muskler. – Jeg kunne ønsket meg mer ressurser i opp mot rådmannen, enten i en assisterende rådmann-stilling eller som en kommuneplan-stilling i stab. Det har det dessverre ikke vært ressurser til å prioritere.

Pragmatisk og åpen for lokale tilpasninger

Radøy er trolig et eksempel på at mindre kommuner i større grad må kompromisse på prinsippene når det gjelder å bygge en god organisasjon. Det betyr også at i det det er delegert myndighet videre i enkelte tjenesteenheter for at ikke kontrollspennet skal bli for stort for nærmeste leder. For eksempel har man delegert myndighet for personal og fag til bofelleskapnivået i tjenesteenheten for funksjonshemmede, eller «Omsut» som er betegnelsen på tjenesten i Radøy.

Slik Jarle Landås beskriver hvordan han tenker organisasjon, er det ingen grunn til å beskrive kompromissene som mangel på prinsipp, men heller på at de prinsippene man blir målt på ikke alltid passer for mindre kommuner. Kanskje henger det sammen med at en liten kommune er enda mer avhengig av at alle personene i systemet fungerer godt, enn i en stor kommune. Kanskje er det mulig å finne prinsipper som passer bedre for den lille kommunen -  og at fleksibilitet og pragmatisme er byggeklosser for slike prinsipp?

Radøy kommune er likevel på spranget inn i en ny og større kommune. Fra 1.1.2020 går kommunen inn i Alver kommune, sammen med Lindås og Meland. Jarles metode og Jarles prinsipper kan vi likevel ha glede av når vi driver utvikling i små kommuner. Over halvparten av norske kommuner er fortsatt kommuner under 5000 innbyggere!

Organisasjonskartet i Radøy kommune er både typisk og utypisk for mindre kommuner anno 2018. Kommunalsjefnivået er definert som et eget nivå mellom tjenesteenhetene og rådmannen og delt inn i tre hovedområder; Teknisk drift og forvaltning, Helse og omsorg, og Oppvekst. Vi ser at det er veldig sparsomt med stabsressurser knyttet til rådmannen, og heller ikke til kommunalsjefene. – Om jeg skulle ønske endringer, ville jeg lagt det interkommunale landbrukskontoret vi driver under teknisk forvaltning. Samtidig ville jeg ønsket mer ressurser til planlegging og utvikling på strategisk nivå opp mot rådmannen, slår Jarle Landås fast.