Det er i dag ingen helhetlig og anvendbar teori for hvordan man bygger en kommuneorganisasjon. Dette til tross for at man bygger nye kommuner som aldri før. Metoden er å kopiere etablerte mønstre, eller «beste praksis» som det heter.  Og de fleste bekjenner seg til «flat struktur» eller «tonivå» selv om det blir stadig vanskeligere finne igjen det flate, eller å telle opp antall nivå til to.

Annet fokus enn organisasjonsstruktur

Forskingsmiljøene har fokus på politisk styring, digitalisering, nettverk og innovasjon. Men det er lite å hente på hvordan man praktisk evaluerer og syr sammen driftsorganisasjonen i en kommune. Særlig ikke med fokus på den lille kommunen. I den enkelte kommune er det kanskje først i en krise at spørsmålet dukker opp: Er vår kommune organisert på en god og effektiv måte. Hvis man da ikke har opparbeidet en kompetanse og praksis for kontinuerlig forbedring av organisasjonen, er det behov for omfattende endringer. Oftest går da oppdraget til en ny rådmann, eller så prosessen må outsources til et konsulentselskap.

I denne artikkelserien ønsker vi å jakte på kunnskap og metoder for kontinuerlig å evaluere og utvikle kommuneorganisasjonen. En kunnskap som kombinerer nye trender for politisk styring, innbyggermedvirkning, digitalisering, innovasjon, med det nødvendige fokus vi må ha på en effektiv og velfungerende driftsorganisasjon. Særlig med fokus på den lille kommunen!

Effektiv driftsorganisasjon

Kommuneloven og praksis i den fleste kommuner gir følgende oppdrag til rådmannen: Organiser og utvikle den kommunale driftsorganisasjonen slik at den gir gode tjenester innenfor de mål og rammer som staten og kommunestyret gir. Spørsmålet er hvordan rådmannen kan møte kommunestyre med en forsikring om at driftsorganisasjonen er evaluert og blir kontinuerlig tilpasset utfordringene. Kan vi gi rådmannen noen faglige råd og knagger om hva som er god organisering i en  liten kommune?

Litt historikk

Kommunal organisering, slik vi møter kommunene i dag, har to viktige historiske røtter: Innføringen av ny kommunelov i 1992, som etablerer rådmannen som en toppleder for driftsorganisasjonen, eller «den samlede kommunale administrasjon» som er lovens formulering. Hvordan denne nye organiseringen ble utformet ble i Norge sterkt påvirket av en ny trend for organisering som skyllet over offentlig sektor - New Public Management. Omtrent fra årtusenskiftet ble kommune etter kommune organisert etter disse prinsippene, under betegnelser som «flat struktur» eller «tonivå-modellen». Og grepet var å bygge ned de hierarkiske organisasjonsstrukturene, og gi et helhetlig ansvar for personal, økonomi og fag til ledere på et operativt nivå. Toppledelsen rundt rådmannen skulle styre i fugleperspektiv, og ansvar for å få på plass overordnede beslutninger om mål og rammer. Den faglige kompetansen skulle ligge på operativt nivå – nær brukeren av tjenestene.

Denne måten å organisere en kommuneorganisasjon på bygget på idealet fra privat sektor, der forholdet til kunden var viktigst, og man etablerte metoder for å måle kundetilfredshet for evaluering og styring av effektivitet og kvalitet. Metoden for styring av organisasjonen var med andre ord det vi i dag forstår med mål og resultatstyring. En tenkning for styring som passet godt inn i IKT-utviklingen som ga uendelige muligheter for å utvikle verktøy for resultatmåling på alle områder. 

For enkelt å kopiere!

Utgangspunktet for denne artikkelserien er at det nødvendig å få et aktivt forhold til hva som skaper kvalitet og effektivitet i en kommune. Kan vi gjøre noe mer enn å kopiere organisasjonskart og mønstre fra andre, og gjerne større kommuner? 

Vi vet at dette handler om mer enn organisasjonsstruktur. Det handler først og fremst om mennesker. Og dermed om kompetanse, kultur, motivasjon osv. Erfaringen fra mye kommunal organisasjonsutvikling er at man bruker mye tid og ressurser på å endre strukturene. Og så tror at jobben er gjort. Tvert imot er det som kommer etterpå viktigst! Men man må likevel evaluere og justere organisasjonsstrukturen først.

Bli med på en dugnad for et teorigrunnlag for organisering av mindre kommuner!

Vi legger derfor opp til en artikkelrekke om organisasjonsstruktur i mindre kommuner. Ambisjonen er som følger:

• Oppsummering av det som er dagens hovedteorier for hva som er en effektiv kommunal driftsorganisasjon

• Analyse av hvilke behov for ledelse og styring som er de grunnleggende uavhengig av dominerende organisasjonsstruktur, og som kan gi oss hjelp til å velge varianter av organisering som er skreddersydd den enkelte kommune.

• Utforme en analysemodell som kommunene med egne ressurser kan bruke for å evaluere driftsorganisasjonen med jevne mellomrom – uten hver gang å leie inn eksterne konsulenter

• Gjøre fagstoffet relevant gjennom reportasjer om hvordan kommuner ha løst organisasjonsutvikling i praksis – og lyktes med dette.

• Slippe til alle innspill og løsningsforsøk i en åpen debatt som vi kan oppsummere og lære noe av – til beste for alle som deltar.

Om vi får aktivisert en gruppe ledere og fagfolk innenfor organisasjonsutvikling i kommunene, som sitter med skoen på, og som kan bruke det vi utvikler direkte i sine kommuner, vil vi i neste omgang få et kunnskaps- og erfaringsgrunnlag som kan oppsummeres med enda større treffsikkerhet. Kanskje bearbeidet i en workshop der de som blir aktive i dette kan delta med sine ideer og sine kommuners behov.