I artikkel 2 i temaet om kvalitetsstyring i helse- og omsorgssektoren tar Siv Wergeland opp sentrale ledelsesverktøy i forbedringsarbeidet, blant annet risikokartlegging, interne revisjoner og bruk av system for målstyring og avvikshandtering.

Risikokartlegging

Risikostyring er et verktøy for å se hvilke uønskede hendelser og utfall som kan oppstå. Det kan være manglende oppfyllelse av krav og pasientrettigheter, svikt i faglig kompetanse og ressurser, manglende dokumentasjon og feil behandling. Risikokartlegging skal gi en felles forståelse for hva som må gjøres for å unngå farene, på ledelsesnivå, på avdeling og på brukernivå. Tankesett og metode er det samme, uavhengig av nivå og område som vurderes. Risikooversikten gir et bilde og grunnlag som mål og forbedringsplaner kan bygge på.

Forskriftene stiller krav til risikokartlegging, og det handler om å bruke sunn fornuft og jobbe systematisk.

Mål og forbedringer

Målstyring er et sentralt verktøy for å prioritere å møte de krav som gjelder for virksomheten. Utfordringen er å sette gode mål på ulike nivå organisasjonen som er relevante og gode, og betyr noe for kvalitetsforbedringsarbeidet. Ledelsen må følge opp målene med handlingsplaner, ressurser og status undervegs. På den måten blir målene styrende og gir retning og forbedring.

Målstyring er ikke noe nytt. Men det å sette mål som betyr noe for bruker og drift, og som medarbeiderne kan samle seg om, er lettere sagt enn gjort. Det er bedre å ha noen få gode og viktige mål, en mange.

Interne revisjoner- kartlegging og forbedring

Interne revisjoner er et av ledelsens beste verktøy for å evaluere, og for å se at virksomheten utfører sine aktiviteter som planlagt, dokumenterer som påkrevd, og følger opp de avvik og forbedringsområder som er satt. Det er god praksis å sette opp et årlig intern revisjonsprogram, der ledelsen velger ut ulike områder en ønsker en gjennomgang av i forhold til hvordan man følger opp krav og forbedringsarbeid. Gode områder å se på i en intern revisjon kan være samhandling mellom enheter, kommunikasjon og dokumentasjon, medikamenthåndtering, opplæring medarbeidere mm. Ved en revisjon ser man på om vi gjør det vi har sagt vi skal gjøre, er våre rutiner hensiktsmessige og riktige, hvordan håndterer vi avvik og lærer vi av vår praksis. 

«Ved en revisjon ser man på om vi gjør det vi har sagt vi skal gjøre»

Intern revisjon følger en egen metodikk som kvalitetsrevisorene må beherske. Avdekking av funn gjennom avvik og observasjoner, er grunnlag for videre forbedringsarbeid. Det er også alltid viktig å få med positive funn i en revisjon for å understreke det som er verd å bygge videre på.

Den nye forskriften stiller krav om evaluering, og intern revisjon et effektivt verktøy og en anerkjent metodikk, som vi har god erfaring med. Så skal det sies at det tar en tid å modnes i å bruke dette verktøyet.

Ledelsens gjennomgåelse

Ledelsen skal minst en gang årlig systematisk gjennomgå og vurdere hele styringssystemet opp mot tilgjengelig informasjon. Slik kan man sikre at systemet fungerer som forutsatt og bidrar til kontinuerlig forbedring. Viktig grunnlag og informasjon for lederens gjennomgang er oppsummeringer av avvik og tiltak, kompetansestatus, risikooversikt og oppfølging, funn og oppfølging fra interne revisjoner, samt mål og målstatus. På dette grunnlaget kan ledelsen ta bedre beslutninger om videre forbedringsarbeid, prioriteringer og ressursbruk. Mange er gode p

Mellomlederne og fagledere – helt sentrale for å lykkes

Skal man lykke med et systematisk kvalitetsarbeid er mellomledere og fagledere helt sentrale. Det er de som er tett på utøvende praksis, og mellomledd i forhold til toppledelsen.

Mellomledere og fagledere trenger kompetanse og innblikk på hva systematisk kvalitetsledelse er, og hvilke verktøy som brukes i arbeidet. Fagpersonell i helse og omsorgstjenesten er dyktige på oppfølging av enkelt individer, men det er lite i utdanning om helhet og systematisk forbedringsarbeid på systemnivå. Mange mellomledere trenger derfor hjelp til å se denne helheten og systematikken, og til å se hvordan «alt henger sammen». Løsningene på de utfordringene de står overfor har de ofte selv når de får systematisert og sett på hvordan prosessene, kvalitet i tjenesten, og det som gjøres henger sammen.

Mellomlederen kan ofte oppfatte å være som et «hamster i hjulet» som springer og springer for å løse de daglige nødvendige oppgaver.  Og ikke et systematisk forbedringshjul der man planlegger, utfører, evaluerer og forbedrer systematisk i forhold til det vi gjør og hvordan vi leverer.

Ved å etablere gode rutiner og prosesser og slik forbedre kvaliteten på tjenesten kan det systematiske arbeidet sikres.  Verktøyene vi har behandlet over brukes effektivt for forbedring, læring og utvikling.

Dette er systematisk kvalitetsforbedring. 

I den siste artikkelen i denne serien skal vi se på et case: Prosjekt for kvalitetsledelse og forbedring i Sykkylven kommune.