Audun Thorstensen, seniorforsker Telemarksforsking: - Dette verktøyet egner seg særlig godt som inngang til en organisasjonsgjennomgang. Det er pedagogisk, og det viser sider ved driften som kan overaske og skape engasjement. Men vær klar over at det ikke forteller hele sannheten. Det vil alltid være behov for å finne ut hva som ligger bak tallene.

KOSTRA er en database kommunene har rapportert til for at staten skulle ha styringsdata overfor kommunene. Like viktig er det at databasen er et analyseverktøy for den enkelte kommune. Men i liten grad brukes KOSTRA-data som innfallsvinkel for de som driver organisasjonsutvikling i kommunene. Telemarksforsking har utviklet et analyseverktøy som åpner en kilde av kunnskap om hvor effektivt ulike sektorer i kommunen driver – i sammenligning med andre kommuner. En kunnskap som kan føre til spørsmålet: Kan vi organisere oss på en annen måte for å utnytte ressursene bedre?

Kombinerer beregnet utgiftsbehov og reelt inntektsnivå

Det virkningsfulle grepet som Telemarksforskning har gjort er å kombinere tallene som kommunene rapporterer om ressursbruk på de viktigste tjenesteområdene i kommunen (KOSTRA) med det beregnede ressursbehovet i kommunen, først og fremst knyttet til hvilket behov ulike grupper i befolkningen har, men også andre variabler som påvirker ressursbehovet.

For å gjøre dette så pedagogisk som mulig, oppsummeres analysene i en tabell som viser om hver tjenestesektor i kommunen har et merforbruk, eller et mindreforbruk i forhold til «normert nivå», dvs. det nivået som de økonomiske rammebetingelsene for kommunen skulle tilsi.

Om lag 90 prosent av ressursbruken i en kommune er i sektorer som dekkes av inntektssystemet. For de andre områdene (f. eks. plan, næring og kultur) sammenlignes med snittet av ressursbruken i alle kommuner direkte.

Eksemplet er hentet fra åpne kilder i Målselv kommune i sammenheng med et omstillingsprosjekt i 2016. Med tanke på balansen mellom tjenestesektorer innad i kommunen er det særlig interessant å se at pleie- og omsorg-sektoren bruker langt mer ressurser enn sammenlignbare kommuner, mens det motsatte er tilfelle for skole og barnehage. Vi går ikke videre inn på Målselv kommune i denne omgang, men bruker lysarket som en illustrasjon på hvordan tallene settes opp fra Telemarksforsking.

Nytteverdi i organisasjonsutvikling

Det er mange grunner til at slik kunnskap er nyttig for personal- og HR-avdelingene, både i omstillingsprosesser og i daglig personalforvaltning. For eksempel vil det alltid være behov for å stille spørsmålet om en tjeneste er optimalt organisert slik at ressursene utnyttes best mulig. Oppstår et nytt behov – og kanskje akutt behov, er det nærliggende å be om flere stillinger. Hvis ressursbruken ellers er høy i sektoren, er det et argument for å finne andre løsninger ved å endre på innhold i stillinger eller organisasjon. Det viktigste er at dette er et bilde toppledelsen og HR-avdelingene ser i møtet med sektorlederne.