Sykkylven kommune har påbegynt et arbeid for i sikre systematisk kvalitetsarbeid og for å møte kravene i forskrift. Våren 2018 fikk kommunen tildelt OU-midler for å jobbe med organisasjonsutvikling, kompetanseheving og kvalitetsledelse.

Wergeland Bedriftsutvikling i samarbeid med AHA-Kvalitet (AHA-Wergeland) ble valgt som konsulenter til dette forbedringsprogrammet. I forkant av dette ble et forslag til innhold i kvalitetsprosjekt utarbeidet, og dette forslaget fra AHA-Wergeland ble grunnlag for OU-søknad og gjennomført som planlagt.

Kommunen har i mange år benyttet Risk Manager som styringssystem, som er et brukervennlig system og et godt verktøy for kvalitetsarbeidet.

OU og kvalitetsledelses prosjektets ulike trinn:

I planleggingsfasen ble det bestemt datoer for gjennomføring, og hvilke avdelinger som skulle involveres. Det ble valgt å involvere flest mulig slik at mange ble kjent med prosjektet og de ulike metodene for å jobbe systematisk med kvalitet. 

Intern revisjon

Prosjektet ble initiert med en intern revisjon i 4 utvalgte enheter. Denne intern revisjonen ble gjennomført av revisjonsledere fra AHA-Wergeland, og med utvalgte fokusområder som vist under:

• Ledelse og systematisk kvalitetsarbeid- visjon, mål og handlingsplaner

• Samhandling og kvalitet i helsetjenestene

• Bruk av styringssystem, tjenesteleveranse, samhandling, evaluering og forbedring

• Risikostyring, systematikk, oppgaver og ansvar

• Avviksrapportering, læring og forbedring

Funn i den intern revisjonen ble brukt på fagdagen og kvalitet- og workshopen. På denne måten ble dagen også brukt til faktiske problemstillinger og funn, og gruppene kunne diskutere mulige forbedringer og påbegynne handlingsplaner.

Kvalitetsledelses kurs / workshop for ledere og fagledere

Sykkylven prioriterte å ha fagdag om kvalitetsledelse for alle ledere og fagleder i de ulike helse og sosial enhetene.  Denne dagen ble alle kjent med kravene i den nye forskriftene, ledelse og kvalitetsforbedringer, og viktige verktøy for å lykkes med kvalitetsforbedringsarbeidet ble gjennomgått.

Gruppen ble inndelt avdelingsvis for å jobbe med funn i intern revisjonen, og diskutere status og ulike løsninger for forbedring. Det er ofte slik at de som er tett på, som mellomledere og fagledere, ser den beste løsningen, gjerne med litt støtte og hjelp fra kurslederne. Ingenting er bedre enn at de ser løsningen selv, for da tar de fleste av oss langt mere eierskap til løsningen og gjennomføringen går langt lettere.

Opplæring av egne intern revisjonsteam i Sykkylven kommune.

Det tredje trinnet i prosjektet var dagskurs for utvalgte som er blitt lært opp i intern revisjonsmetodikk. Kommunen valgte ut 8 internrevisorer som skal få i oppgave å gjennomføre revisjoner fremover, og som vil få ansvar for å gjennomføre det årlige programmet som ledelsen prioriterer.

Kurset er praktisk tilrettelagt slik at deltagerne både får lære metoden, og hvordan dette praktisk gjennomføres og hvilke maler og verktøy som er nyttig. Innledende intern revisjon utført av AHA- Wergeland ble aktivt brukt som eksempel i læreprosessen.

GAP-analyse

Prosjektet vil bli avrundet med gjennomføring av en GAP-analyse mot krav i den nye forskriften. Denne vil bli utført når alle avvik/funn i internrevisjonen er lukket, og mange av de forbedringsområdene som lederne har satt i sine handlingsplaner, er fulgt opp.

Denne GAP-analysen vil gi en status på alt som er på plass i forhold til kravene til lederne og kvalitetsforbedring, og evt. hva som er utestående og krever noe mere oppfølging over tid.

I mange tilfeller anbefaler vi en ny intern revisjon etter ca. 1 år, der man ser på gjennomføring og oppfølging siden første innledende intern revisjon. Da kan man også måle forbedringer over tid. En GAP-analyse er noe enklere og baserer seg på hva som er i styringssystem og hva som kan dokumenteres.

(Det skal bli spennende å følge opp Sykkylven kommune når de har kommet lenger ut i prosjektet, og høre hvilke erfaringer de har fått. Red.)