OPPSPILL: Hvordan sikre god prosjektstyring?
På hjemmesiden til Difi (Direktoratet for forvaltning og IKT) finner du prosjektveiviseren.
Oppspill til et tema
Dette er en måte å få opp et tema som angår dere ute i kommunene, og som sikrer at problemstillingene dere synes er relevante kommer med. Vi starter med et oppspill der vi presenterer noen skisser til tema og noen problemstillinger som vi trenger hjelp til å komme videre med.
Jeg håper å få oppspill etter hvert å få oppspill fra dere som følger BEDRE ORGANISASJON fra uke til uke, men dagens oppspill kommer fra egen praksis som organisasjonssjef i Lindås kommune fram til nyttår 2017.
Utviklingsbehovene står i kø. Sett opp et prosjekt
Situasjonen virker kanskje kjent: Utfordringene og behovene for utvikling i organisasjonen står i kø, og det forventes både fra fagmiljøene og fra politisk nivå, at rådmannen og ledergruppen tar tak og løser problemene. I en travel organisasjon, som først og fremst er satt opp for drift av tjenester til befolkningen, er ofte svaret på utfordringene å sette opp et prosjekt.
Det vil si: Ikke ett prosjekt! I en organisasjon som yter hjelp til befolkningen fra vugge til grav, settes det opp en strøm av prosjekter! Det skal god prosjektstyring og prosjektledelse til for å sikre at resultatene fra alle disse prosjektene gir positive resultater. Til syvende og sist er det bare resultat hos de vi er der for som teller! Prosjekt som ikke tåler denne testen er bortkastede ressurser!
Hvordan kjører vi prosjekter?
Det finnes mange utdanninger, program og verktøy for prosjektstyring. Noen kommuner har egne retningslinjer for å kjøre prosjekt, men ofte tyr vi til eksterne konsulentmiljøer når vi trenger prosjektkompetanse. Og så langt jeg har sett bygger de fleste konsulentmiljøene på en fagstandard for prosjektstyring som kalles Prince 2. For offentlig sektor er det utviklet en prosjektveileder av Difi i 2014/2015, først og fremst for å kjøre store digitaliseringsprosjekt i offentlig sektor, men som også er et godt verktøy for prosjektstyring på andre områder. Jeg ser at flere kommuner har deltatt i utviklingen av verktøyet, og vi vil se nærmere på hvilke erfaringer disse har.
De 7 overordnede prosjektprinsippene i Prince2, slik de er gjengitt i prosjektveiviseren til Difi.
Noen avgjørende grep
Når man skal styre prosjekt i en kommune kommer det opp noen avgjørende problemstillinger:
- Prosjektkapasiteten i en organisasjon som er satt opp for drift er begrenset, og prosjekt er svært ressurskrevende og involverer mange. Det er behov for en streng prioritering av hvilke prosjekt som skal prioriteres, og når de skal prioriteres.
- Å være tydelig på mål for prosjektene er avgjørende. Uklarhet her forplanter seg!
- Viktig å være tydelig på hvilke roller som deltar i prosjektet, og når og hvordan de blir involvert.
- Sett opp en tydelig plan for gjennomføring, med milepeler og planlagt avslutning
- Ikke minst må man a en plan for å ta i bruk resultatet av prosjektet i den daglige driften av tjenestene (realisere gevinstene av prosjektet)
- I en kommune er det mange prosjekter som skal styres, og det er nødvendig å ha et opplegg for porteføljestyring.
«Det enkle er ofte det beste»
Det er ikke gitt at fagfolk som skal styre og lede utviklingsprosjekt trenger å utdanne seg i Prince 2. Prosjektveiviseren fra Difi kan også være for avansert for en mindre kommune. I neste runde av BEDRE ORGANISASJON vil vi derfor skissere de avgjørende grepene for å komme i havn med prosjekt, og gi eksempler på noen verktøy man kan bruke. Tar gjerne imot eksempler på retningslinjer og verktøy som er i bruk ute i kommunene som eksempler i dette temaet.
