Ny start for et strategisk lederskap i din kommune?

Ny start for en ledergruppe

Utgangspunktet kan være så forskjellig: For eksempel ny organisering på grunn av økonomiske innstramminger, en ny toppleder som ønsker å komme i inngrep med sine mellomledere, erkjent behov i en ledergruppe for systematisk lederutvikling. Et råd i forkant av en slik prosess: Ikke legg for konkrete planer uten å ta hver enkelt leder med i prosessen. Dette dagsprogrammet er tenkt som en slik oppstart for å få fram behov og ideer. Men også for å få fram engasjement og de ulike personlighetene som kan berike et lederfelleskap.

Dette programmet ble kjørt for enhetslederne for helse- og sosialsektoren i Porsgrunn kommune. Det kan lett tilpasses for andre kommuner. Prosjektstyring kan for eksempel byttes med andre beslutningsverktøy.

Hovedelementene i en oppstartssamling

Hovedelementene i en slik oppstartssamling har vi valgt ut slik:

·        Presentasjon og forventningsavklaring

·        Relevant teori om lederskap i en kommune

·        Felles analyse av styrker, svakheter, muligheter og trusler (SWOT)

·        System for prosjektstyring

·        Oppsummering av kunnskap og erfaring som er kommet fram gjennom dagen

Tanken bak valg av disse elementene er at alle deltagerne i en (ny) ledergruppe må tidlig komme på banen med sin personlighet, sine behov og ideer. Det er også viktig å knytte opplegget til relevant teori, og slik plassere egen ledervirkelighet i forhold trender og kunnskap om organisasjons- og lederutvikling i kommunene.

Vi trenger et enkelt verktøy for å få deltagerne med i en analyse av nåsituasjonen for organisasjonen, og SWOT-metoden er et slikt verktøy. Både analysen og verktøyet er viktig: Analysen skal danne grunnlaget for planlegging av lederprogrammet videre. SWOT-verktøyet er genialt enkelt og hver mellomleder kan få i oppdrag å bruke verktøyet videre i sine leder- eller medarbeidergrupper, og slik samle erfaring og forankring i sine egne deler av organisasjonen.

«Strengths – Weaknesses – Opportunities – Threats» / SWOT

SWOT er et effektivt verktøy for å få en rask oversikt over indre og ytre svakheter og styrker i en organisasjon. Man deler forsamlingen inn i grupper som hver for seg drøfter hva som er styrker, svakheter, muligheter og trusler for organisasjonen, og ber gruppene prioritere et antall punkter som man vil ta med i plenum. Disse kan for eksempel skrives på pappkort som er lett å få opp på en felles tavle om er inndelt i fire felt, ett for hvert tema. Nå man i fellesskap legger opp pappkortene, kan man gruppere og prioritere kortene i fellesskap, og slik få et felles og omforent bilde av organisasjonens nå-situasjon.

At SWOT-analysen er så virkningsfull skyldes dels visualisering gjennom pappkort og tavle, dels at prioritering skjer i en felles prosess der alle får en likeverdig stemme. At tavla står der resten av dagen, og at resultatet blir tatt vare på, gjør øvelsen til en viktig milepel i utviklingen videre.

SWOT-analysen er et typisk «konsulent-grep», men i realiteten er det så enkelt av alle kan lære seg verktøyet. Å mestre verktøyet gir en gyllen mulighet til å gi liv til strategiske beslutningsprosesser i egen organisasjon.

En av gruppene fra Porsgrunn kommune i ivrig diskusjon om målformuleringene i et utviklingsprosjekt.

Prosjektstyring i en organisasjon med mange prosjekt

Det andre metodegrepet vi introduserer i en ny start for en ledergruppe er prosjektstyring. I en kommune foregår det prosjekt eller prosjektlignende utviklingsprosesser parallelt i organisasjonen hele tiden, og erfaringen er at uten skikkelig styring kommer en brøkdel av prosjektene i mål. Og kanskje bare en brøkdel av disse igjen får virke slik at det de skulle skape virkelig gir en gevinst og merverdi til organisasjonen. Prosjektstyring kan gjøres enkelt eller avansert, og med enkel maler eller avanserte dataverktøy. I en introduksjon kan man trene på å utvikle et utkast til prosjektmandat som danner et beslutningsgrunnlag for å prioritere hvilke prosjekt man skal starte, når det er hensiktsmessig å starte prosjektet, hvilke rammer og ressurser som må legges til rette for prosjektet, milepeler for prosjektperioden, bemanning av prosjektet, medvirkning i prosessene, en risikoanalyse osv.

Et er særlig interessant å drøfte hvilke mål som skal fastsettes for et prosjekt. Gode målformuleringer er mål som kan måles, både på det prosjektet skal tilføre organisasjonen (resultatmål) og på virkningen av det som er tilført organisasjonen på lang sikt (effektmål). I prosjektstyring som i virksomhetsstyring, vil gode mål gi mer presis styring, og grunnlag for prioritering. Vi snakker om ferdigheter som er sentrale i de strategiske beslutningsprosessene som en ledergruppe må ta et felles ansvar for.

Beslutningsgrunnlag for en videre prosess

Det er viktig å runde av en slik dag at man fastholder og klargjør de erfaringene og konklusjonene som er gjort underveis gjennom dagen. Gjerne ved å skissere framtidige grep for å utvikle lederskap og organisasjon. Presentasjonen brukt gjennomdagen kan kompletteres med bilder og oppsummeringer av gruppearbeid slik at den komplette dokumentasjonen av dagen ligger i presentasjonen. Topplederen bør trekke opp noen linjer framover, ikke minst når det gjelder prosessen videre. Men oftest er det lurt å la stoffet synke litt før man setter to streker under konklusjonene. Men lederutvikling er ferskvare, og det bør ikke gå for lang tid før det kommer en oppfølging.